หนังสือรับรองเงินเดือนมีความสำคัญอย่างไรต่อพนักงาน

เอกสารรับรองเงินเดือน มีความสำคัญต่อพนักงานหลายอย่าง ขณะที่บางคนอาจยังไม่ทราบถึงความสำคัญของหนังสือรับรองเงินเดือน ครั้งนี้ทางบทความจึงได้รวบรวมเอาความสำคัญของหนังสือรับรองเงินเดือนมานำเสนอ และนอกจากนี้ยังมีข้อมูลคลายความสงสัยบางอย่างเกี่ยวกับหนังสือรับรองเงินเดือนประกอบด้วย

หนังสือรับรองเงินเดือน คืออะไร?

หนังสือรับรองเงินเดือน คือเอกสารที่ใช้ยืนยันอัตราเงินเดือนของพนักงานคนนั้น ออกโดยพนักงานฝ่ายบุคคลของบริษัท (HR) ซึ่งข้อมูลที่ระบุในเอกสารรับรองเงินเดือน จะมีข้อความแสดงชัดเจนว่าพนักงานคนนั้น ชื่อนามสกุลอะไร ตำแหน่งอะไร และได้เงินเดือนอัตราเท่าไร โดยจะระบุฐานเงินเดือนหลักเท่านั้น ไม่ได้ระบุค่าคอมมิชชั่น ค่าล่วงเวลา และอื่นๆ

ลักษณะสำคัญของหนังสือรับรองเงินเดือน

● ระบุข้อมูลเบื้องต้นของพนักงาน เช่น ชื่อ ตำแหน่งงาน
● ระบุฐานเงินเดือนของพนักงาน
● ออกโดยพนักงานฝ่ายบุคคลของบริษัท (HR)
● มีตราประทับของบริษัท

หนังสือรับรองเงินเดือน ต่างจากหนังสือรับรองการทำงานอย่างไร?

หนังสือรับรองเงินเดือน ไม่ใช่หนังสือรับรองการทำงาน โดยหนังสือรับรองการทำงาน จะออกให้ในกรณีที่สิ้นสุดการจ้างงานแล้ว โดยมีการระบุชื่อนามสกุลพนักงาน ตำแหน่งงานล่าสุดและระยะเวลาในการทำงานทั้งหมดในองค์กรนั้น และบางแห่งอาจระบุเงินเดือนลงไปในเอกสารนี้ด้วยเลย แต่ถ้าหากเป็นเอกสารรับรองเงินเดือน พนักงานสามารถขอให้ออกขณะที่ยังเป็นพนักงานอยู่ได้ ไม่จำเป็นต้องออกให้เฉพาะตอนสิ้นสุดการจ้างงานเท่านั้น โดยสาระสำคัญของหนังสือรับรองเงินเดือน คือการแจ้งอัตราเงินเดือนที่พนักงานได้รับ

หนังสือรับรองเงินเดือน ต่างจากสลิปเงินเดือนอย่างไร?

หนังสือรับรองเงินเดือน กับสลิปเงินเดือน ก็มีความแตกต่างกัน แม้จะเป็นเอกสารรับรองเงินเดือนและแสดงให้เห็นถึงอัตราเงินเดือนที่ได้รับเหมือนกัน แต่รายละเอียดที่ชี้แจงแตกต่าง โดยสลิปเงินเดือนจะชี้แจงข้อมูลที่ละเอียดมากกว่าหนังสือรับรองเงินเดือน โดยหนังสือรับรองเงินเดือน จะชี้แจงเพียงฐานเงินเดือนเท่านั้น

แต่สลิปเงินเดือนจะชี้แจงรายละเอียดของรายได้พนักงานนอกเหนือจากเงินเดือน อาทิ ค่าทำงานล่วงเวลา (OT) ค่าคอมมิชชั่น หรือการเบิกสวัสดิการต่างๆ เช่น การเบิกค่าทำฟัน เบิกค่าฟิตเนส เบิกค่าอาหารกลางวัน (ในกรณีที่บริษัทมีสวัสดิการเหล่านี้ให้) รวมถึงการหักภาษีรายได้ หักประกันสังคม ก็จะถูกชี้แจงในสลิปเงินเดือนทั้งหมด ซึ่งไม่พบในหนังสือรับรองเงินเดือน เอกสารทั้ง 2 แบบนี้จึงมีความแตกต่างกัน

โดยทั่วไปแล้วหนังสือรับรองเงินเดือนจะต้องทำเรื่องขอ โดยการเขียนคำร้องพร้อมทั้งชี้แจงวัตถุประสงค์ในการนำไปใช้ เพื่อให้พนักงานฝ่ายบุคคลออกให้ ขณะที่สลิปเงินเดือนเป็นสิ่งที่หลายๆ บริษัทออกให้ประจำเดือน แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นเอกสารทั้ง 2 แบบ ก็จัดเป็นเอกสารรับรองเงินเดือนเช่นกัน

ความสำคัญของหนังสือรับรองเงินเดือน

เอกสารรับรองเงินเดือนมีความสำคัญต่อพนักงานในการนำไปใช้ประกอบธุรกรรมบางอย่าง รวมถึงการย้ายงาน ยกตัวอย่างการใช้ประโยชน์จากหนังสือรับรองเงินเดือน ดังนี้

1.ขอสินเชื่อ

ความสำคัญลำดับต้นๆ ของเอกสารรับรองเงินเดือนก็คือการขอสินเชื่อต่างๆ เพราะหนึ่งในการพิจารณาเพื่ออนุมัติสินเชื่อก็คือความมั่นคงทางการเงิน ทำให้หลักฐานที่เกี่ยวข้องกับความมั่นคงทางการเงินมีความสำคัญ และหนังสือรับรองเงินเดือนถือเป็นหนึ่งในนั้น ยกตัวอย่างสินเชื่อยอดนิยมที่ต้องใช้หนังสือรับรองเงินเดือน ได้แก่

● กู้ซื้อบ้าน การขอสินเชื่อเพื่อกู้ซื้ออสังหาริมทรัพย์หรือบ้านสักหลัง รวมถึงคอนโดมิเนียมสักห้อง ที่มีราคาสูงถึงหลักล้าน มักพิจารณาคุณสมบัติผู้กู้ว่ามีเงินเดือนเท่าไร สอดคล้องกับการผ่อนส่งรายเดือนหรือไม่ จึงมักเรียกขอเอกสารรับรองเงินเดือนประกอบการพิจารณา
● กู้ซื้อรถ เช่นเดียวกันสำหรับการกู้ซื้อรถยนต์ ที่มีราคาสูงถึงหลักแสนไปจนถึงหลักล้าน ก็มักเรียกขอเอกสารรับรองเงินเดือนประกอบการพิจารณาประกอบด้วย
● กู้เพื่อการศึกษา การกู้เพื่อการศึกษามีทั้งในรูปแบบผู้ปกครองกู้เงินให้ลูกเรียน หรือแม้แต่ตัวบุคคลเองที่ต้องการกู้ให้ตนเองได้ศึกษาต่อในระดับที่สูงขึ้น กรณีที่มีเงินเดือนแน่นอน
● สมัครบัตรเครดิต เป็นอีกหนึ่งการขอสินเชื่อ เพื่อทำธุรกรรมทางการเงินในการใช้จ่ายซื้อสินค้าต่างๆ มีวงเงินแตกต่างกันออกไปในบัตรเครดิตแต่ละรูปแบบ ผู้ถือบัตรจะต้องมีความสามารถในการจ่ายหนี้รายเดือน จึงต้องพิจารณาฐานเงินเดือนเช่นกัน และเอกสารรับรองเงินเดือนก็สามารถแสดงส่วนนี้ได้

2.ย้ายงาน

ในการย้ายงาน เอกสารรับรองเงินเดือนถือเป็นสิ่งที่ค่อนข้างสำคัญ เพื่อพิจารณาการจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงานรายนั้นในการจ้างงานที่ใหม่ และเพื่อพิจารณาความสามารถในการจ้างงานของตัวองค์กรเองด้วย หากมีเอกสารรับรองเงินเดือนชัดเจน ทางองค์กรจะได้ทราบว่าสามารถจ้างพนักงานรายนั้นได้หรือไม่ ตามเรทที่เหมาะสมกับพนักงานรายนั้น

3.เดินทางไปต่างประเทศ

ในการเดินทางไปต่างประเทศ หากต้องผ่านด่านตรวจคนเข้าเมือง หรือต้องขอวีซ่า เพื่อแสดงให้เห็นชัดเจนว่ามีงานทำเป็นหลักแหล่ง มีอัตราการหนีวีซ่าต่ำ การใช้เอกสารรับรองเงินเดือนประกอบการขอวีซ่าหรือใช้เพื่อแสดงในด่านตรวจคนเข้าเมือง (กรณีโดนเข้าห้องเย็น) ก็ถือเป็นอีกหนึ่งความสำคัญของเอกสารรับรองเงินเดือน

4.สมัครทุนการศึกษาที่พิจารณาเงินเดือน

ในการสมัครทุนการศึกษาบางทุนอนุมัติให้เฉพาะผู้ที่อยู่ในครอบครัวขาดสภาพคล่องทางการเงิน และทุนประเภทนี้จะพิจารณาเงินเดือนผู้ปกครอง จึงต้องใช้เอกสารรับรองเงินเดือนของผู้ปกครองประกอบการสมัครเพื่อขอทุนนั้น

5.สมัครโครงการพักชำระหนี้

บางกรณีมีโครงการพักชำระหนี้ หรือลดหย่อนหนี้ สำหรับผู้ที่ได้รับผลกระทบจากเหตุการณ์บางอย่าง ที่เห็นภาพชัดก็คือสถานการณ์โควิด 19 ที่มีผู้ได้รับผลกระทบมากมาย มีโครงการพักชำระหนี้หลายอย่าง ซึ่งบางโครงการต้องใช้เอกสารรับรองเงินเดือนประกอบด้วย

ทั้งหมดนี้ก็เป็นความสำคัญของเอกสารรับรองเงินเดือน ที่พนักงานสามารถขอได้จากบริษัท ซึ่งจะออกโดยพนักงานฝ่ายบุคคล ในการขอเอกสารฉบับนี้ ควรระบุวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน เพื่อให้พนักงานฝ่ายบุคคลพิจารณาการออกเอกสารให้ และจะได้จัดทำเอกสารให้ถูกต้องตามวัตถุประสงค์ เนื่องจากหลายบริษัทมีการระบุวัตถุประสงค์ในการนำไปใช้ลงในเอกสารด้วย